Effizientes Zeitmanagement für Gründer:innen, Solopreneure und Start-Ups: Diese Hacks bringen dir mehr Produktivität, einen Strukturierten Ablauf und mehr Zeit

 

Hey, wenn du Gründer:in oder Solo-Selbstständige:r bist, weißt du, wie wertvoll deine Zeit ist. Lass uns mal ehrlich sein: Multitasking klingt super, aber es bringt dich meistens nicht wirklich weiter.

 

Vom Chaos zur Klarheit: Produktivitäts-Hacks für Gründer:innen und Solopreneure

Du kennst das sicher – du versuchst, fünf Sachen gleichzeitig zu machen, und am Ende ist keine davon richtig fertig. Wenn du dich in dieser Situation wiederfindest und du gerade nicht weißt, welche deiner Aufgaben du als nächstes angehen sollst (ist ja „irgendwie“ alles wichtig, oder?), dann habe ich hier und heute ein paar Tipps für dich. Also, gönne dir gerade mal 5 Minuten Auszeit zum Lesen von diesen Beitrag. Los geht´s.

 

1. Vergiss den Mythos „Multitasking“ – von Produktivität und Zeitfresser

Wir neigen leider dazu, Multitasking mit Erfolg und Effizienz zu verbinden. Laptop, Tablet und am besten mindestens zwei Smartphones, hier eine Präsentation erstellen, nebenbei die Mails checken und beantworten ach ja, gleich steht ja noch ein Call mit einem Interessenten an… Klingt das wirklich gut?

Erkenne den Wert deiner Zeit

Also, was ist besser? Nimm dir Zeit für das, was wirklich zählt. Zeit ist eine der kostbarsten Ressourcen für dich. Indem du wählerisch mit deiner Zeit umgehst, kannst du sicherstellen, dass deine Energie auf die wichtigsten Aufgaben und Prioritäten konzentrierst. Statt sich in verschiedenen Aufgaben zu verzetteln, solltest du lernen klare Ziele zu setzen und dich auf diejenigen Tätigkeiten zu fokussieren, die wirklich zum langfristigen Erfolg deines Vorhabens beitragen. Nutze dafür auch die SMART-Regel bei Zielen. Das bedeutet, jedes deiner Ziele solle Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sein. Nur damit kannst du sicherstellen, dass du deine Ziele auch tatsächlich erreichst.

Priorisiere deine Kunden – vermeinde Ablenkung und lerne mehr zu Priorisieren

Das wichtigste für dein Business sind deine (ersten) Kunden. Schließlich musst du möglichst schnell Einnahmen generieren. Also, konzentriere dich auf Aufgaben, die sich rund um deine Kunden drehen. Als erstes, lerne deine Zielgruppe genau kennen. Und mit genau, meine ich wirklich sehr detailliert. Nur wenn du deine potenziellen Kunden wirklich verstehst, kannst du Produkte oder Lösungen entwickeln, die du auch zeitnah verkaufen kannst. Das ist auch die Basis für alle weiteren Maßnahmen. Ob es die Entwicklung von deinem Branding ist oder du gerne damit Zeit verbringst, bereits an möglichen Flyern oder Anzeigen zu arbeiten. Schieb es zur Seite, solange du nicht ganz klare Antworten auf deine Zielgruppe und im Weiteren für dein passendes Angebot hast.

Immer diese Zeitfresser – besseres Zeitmanagement

Und dann sind da noch die kleinen Zeitfresser, die unwichtigen Aufgaben, die dich nur ablenken. Kennst du, oder? Versuch, die beiseitezulegen und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das ist nicht immer leicht, aber es lohnt sich. Stelle dir ab jetzt einfach die folgende Frage: Hat die Aufgabe gerade mit meinen Kunden und/oder meinem Angebot zu tun und bringt mich diese Aufgabe konkret zu Umsatz? Falls du diese Frage nicht konkret mit Ja beantworten kannst, solltest du darüber nachdenken, ob andere Aufgaben gerade wichtiger sind.

Kurz gesagt: Vergiss das Multitasking. Sei schlau mit deiner Zeit, fokussiere dich auf deine potenziellen Kunden und lass dich nicht ablenken. So kommst du schneller an´s Ziel.

 

2. Struktur und Hilfsmittel für Zeitmanagment-Methoden

Lass uns mal über Prioritäten und Ziele reden. Das ist echt wichtig, wenn du dich konzentrieren und produktiver sein willst.

 

 

Also, wenn du deine Aufgaben nach Wichtigkeit sortierst, kannst du dich besser auf das Wesentliche konzentrieren und lässt dich nicht so leicht ablenken. Stell dir vor, du hast eine Liste und ganz oben stehen die Sachen, die sofort erledigt werden müssen. Das hilft dir, deine Zeit richtig einzuteilen.

Und Ziele? Die sind wie ein Kompass, der dir zeigt, wohin du willst. Wenn du dir klare Ziele setzt, kannst du besser planen und weißt immer, was als Nächstes dran ist.

Wenn du Prioritäten setzt und Ziele klar definierst, wirst du sehen, wie deine Produktivität nach oben geht. Du konzentrierst dich auf das, was wirklich zählt, und für die weniger wichtigen Dinge planst du einmal in der Woche ein Zeitfenster von 2-3 Stunden und erledigst diese konzentriert in einem Rutsch.

Es gibt auch eine Menge Tools, die dir helfen können, besser zu priorisieren und deine Ziele im Blick zu behalten. Von simplen To-do-Listen bis hin zu ausgeklügelten Projektmanagement-Tools ist alles dabei. Wichtig ist, dass du das richtige Tool für dich findest, das zu deiner Arbeitsweise passt.

Ein gutes Tool hilft dir, deine Aufgaben zu sortieren, Ziele zu setzen und deinen Fortschritt zu verfolgen. Es sollte dir den Überblick erleichtern und das Verwalten deiner Aufgaben effizienter machen. Aber vergiss nicht, dass du trotzdem selbst am Steuer sitzt und regelmäßig checken solltest, ob alles noch passt. Mittlerweile gibt es sogar KI-unterstütze Tools. What? Ja, das sind Tools mit integrierter Kalender und To-do-Funktionen und die KI kann dich dabei automatisch unterstützen deine Tage und Aufgaben effizient zu planen. Sehr schlau, einfach und wahnsinnig effektiv. Klar, du musst dich natürlich auf diese neue Technik einlassen und offen sein dafür. Aber jetzt stell dir mal folgende Situation vor. Du hast eine coole Idee und willst daraus dein Business machen. Jetzt hast du erfahren, dass jemand anderes an nahezu der gleichen Idee arbeitet. Diese Person nutzt dafür fortschrittliche Tools, um schneller am Ziel zu sein und damit das Business als erster auf den Markt zu bringen… Was tust du?

Teil deine Ziele in kleine Schritte auf und schau regelmäßig, wie weit du gekommen bist. So verlierst du deine großen Ziele nicht aus den Augen und kannst dich über die kleinen Erfolge freuen. Bleib flexibel und pass dich an, wenn sich was ändert.

Kurz gesagt, Prioritäten und klare (SMART) Ziele sind wirklich wichtig für deine Konzentration und Produktivität. Nutz Tools, die zu dir passen, um noch besser zu werden. Treffe bewusste Entscheidungen und überprüf deine Ziele immer wieder, damit hast du deinen Arbeitstag im Griff und nicht umgekehrt.

Werde ein „Leer-Tischler“

Ich habe vor vielen Jahren mit einem Vorstandvorsitzenden gesprochen und ihn nach seinem System für Selbstmanagement gefragt. Er gab mir einen guten Tipp, welchen ich seit dieser Zeit ebenfalls beherzige und umsetze. Er meinte, er sei überzeugter „Leer-Tischler“. Dahinter steckt folgende Idee. Auf deinem Arbeitstisch befinden sich nur die Sachen, welche du aktuell für die Erledigung von einer Aufgabe benötigst. Also dein PC oder Laptop, ein paar Schreibutensilien, ein Block und gegebenenfalls Unterlagen, welche du für die aktuelle Aufgabe benötigst. Alles andere ist vom Arbeitstisch verbannt. Durch diese Ordnung auf deinem Tisch, schaffst du auch Ordnung und Struktur in deinem Kopf. Entsprechend bist du nur darauf fokussiert, die aktuelle Aufgabe zu erledigen und schaffst damit deutlich schneller gute Ergebnisse. Ich kann das bestätigen, es funktioniert. Probiere es doch einfach mal aus, vielleicht bist du ab morgen auch schon ein überzeugter Leer-Tischler.

 

3. Fokussiere dich auf das Wichtigste: Deine Kunden

Wenn du gerade dein eigenes Business hochziehst, dann weißt du, wie wichtig deine Kunden sind, oder? Keine (oder zu wenige Kunden) gleich keine (oder geringe) Einnahmen, so einfach ist das. Also, packen wir’s an: Bleib immer nah an deinen Kunden dran und mach’s ihnen leicht, mit dir zu kommunizieren.

Sei offen für Kommunikation

Die Kunden sind das Herzstück für dein Business. Ohne zufriedene Kunden kannst du nicht langfristig erfolgreich sein. Achte von Anfang an darauf für deine Kunden zugänglich zu sein. Dies bedeutet nicht nur, ihre Anfragen zeitnah zu beantworten, sondern auch aktiv zuzuhören und auf ihr Feedback einzugehen. Du bekommst eine Absage für dein Angebot, schade, gehört aber leider auch zu deinem Alltag. Wichtig ist, nimm die Absage nicht einfach so hin. Frage doch mal nach, an was es gelegen hat, dass die/der Interessent:in sich jetzt nicht für dich entschieden hat. Du kannst daraus wertvolle Informationen ziehen und vielleicht hat ja einfach der Zeitpunkt gerade nicht gepasst. Weil du aber aktiv nachgefragt hast, fühlt sich die Person wertgeschätzt und wird später zu einem treuen Fan von dir. Du hast zu deiner Leistung Kritik bekommen, nimm es nicht persönlich, auch das gehört zu deinem Alltag. Auch hier kannst du durch ehrliches Nachfragen wichtige Erkenntnisse gewinnen, wie du dein Angebot verbessern kannst.

Ein persönlicher und kundenorientierter Ansatz kann dabei helfen, langfristige Beziehungen aufzubauen und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Indem du dir die Zeit nimmst, die Bedürfnisse und Wünsche aber Feedback und Kritik deiner Kunden zu verstehen, wirst du nachhaltig mit deinem Business erfolgreich sein.

Mach es einfach

Und noch was: Mach’s nicht zu kompliziert. Klar, du willst, dass alles perfekt läuft, aber wenn deine Kund:innen erst mal einen Doktortitel brauchen, um deine Prozesse zu verstehen, dann läuft was schief. Halte alles so simpel wie möglich. Wenn deine Kunden ohne Kopfzerbrechen mit dir, deinem Business und deiner Lösung klarkommen, dann bleiben sie auch gerne bei dir.

Manchmal kann das herausfordernd sein, weil du vielleicht den berühmten Wald vor lauter Bäumen nicht mehr siehst. Betrachte immer wieder die „Customer Journey“, also den gesamten Weg, den deine Interessenten gehen, bis sie zunächst an den Punkt kommen, dein Angebot zu kaufen und im Weiteren wie sie deine Lösung nutzen und umsetzen können. Wenn du dein Business noch nicht gestartet hast, bitte dein Umfeld die Abläufe einmal zu testen und durchzuspielen. Ist alles verständlich, leicht zu folgen und schnell umzusetzen? Wenn deine Freunde hier noch Fehler finden oder Verbesserungen entdecken, perfekt, denn hier ist noch nichts passiert. Aber du kannst davon ausgehen, wenn deine Freunde noch Punkte finden, die nicht Rund laufen, dann werden es deine potenziellen Kunden sehr wahrscheinlich auch.

Zusammengefasst: Hör auf deine Kunden. Vermeide unnötigen Schnickschnack und mach’s ihnen leicht, mit dir zu arbeiten. So baust du eine starke Beziehung zu ihnen auf und dein Business kann richtig durchstarten.

 

4. Das Phänomen „Fake Work“ und wie du es umgehst

Reden wir jetzt darüber, wie du deine Zeit richtig planst und nicht in die Falle von sinnloser Arbeit tappst. Das hat wahrscheinlich jeder schon erlebt, oder? Man ist super beschäftigt, aber irgendwie bringt das Ganze nichts und am Ende des Tages bist du zwar müde aber unzufrieden. Du fragst dich, was habe ich heute eigentlich geschafft? Das nennt man ‚Fake Work‘. Also, wie kriegst du das in den Griff?

Erstmal musst du festlegen, was wirklich wichtig ist und was dich und dein Business wirklich voranbringt. Nicht einfach nur beschäftigt sein, sondern was erreichen. Setz Prioritäten und frag dich bei jeder Aufgabe: Hilft das wirklich, meine Ziele zu erreichen? Wenn nicht, weg damit oder du kannst es jemand anderes übertragen.

Jetzt kommt der Clou: Teile deine Zeit in ‚Maker‘ und ‚Manager‘ Aufgaben bzw. Blöcken auf. ‚Maker‘ ist für die kreativen Sachen, wo du Ruhe und Konzentration brauchst. ‚Manager‘ ist für Organisieren und Verwalten. Mach ‚Maker‘-Sachen am besten morgens, wenn dein Kopf noch frisch ist. Den Rest kannst du später machen, wenn du nicht mehr ganz so scharf bist.

Und vergiss nicht, Pausen einzuplanen. Die brauchst du, um flexibel zu bleiben und um mal durchzuatmen. So vermeidest du ‚Fake Work‘ und wirst richtig produktiv.

Zum Schluss noch ein bisschen was über Selbstreflexion: Als Gründer:in oder Solo-Unternehmer musst du wissen, was du gut kannst und was nicht. Sei ehrlich zu dir selbst. Delegiere Sachen, die andere besser können. So nutzt du deine Zeit am besten und bringst dein Business voran.

Ich weiß aus unserer täglichen Arbeit mit Gründer:innen und Solopreneure, dass viele erstmal das Thema Kosten im Kopf haben. Wenn ich es nicht selbst erledige, sondern jemand anderes damit beauftrage, dann muss ich ja dafür zahlen. 

Diese Kosten spare ich mir lieber und mache es selbst. Leider ist das eine Rechnung, die nicht wirklich funktioniert. Wenn du etwas nicht oder nicht gut kannst, es aber aus „Kostengründen“ selber machen willst, wirst du einen immensen Zeitaufwand dafür benötigen. Und dann ist noch nicht mal sichergestellt, dass dein Ergebnis auch wirklich gut ist. 

Deine Zeit ist damit extrem auf diese Aufgabe gebunden, wofür du auch viel länger brauchst als jemand, der sich damit auskennt. Wie du in diesem Beitrag gelesen hast, ist deine wichtigste Aufgabe deine Kunden und/oder deine Angebote, Produkte oder Lösungen zu entwickeln oder zu optimieren. Nehmen wir an, du delegierst eine Aufgabe an einen Dienstleister, diese kostet dich 2.500 €. 

Du selbst wärst mit dieser Aufgabe ca. 3-4 Wochen beschäftigt. Der Profi-Dienstleister erledigt es in 4 Tagen. Wenn du selbst in diesen 3-4 Wochen nur einen Kunden mit einem Umsatz von 2.500 € akquirierst, hast du grundsätzlich schon gewonnen. Und jetzt stell dir vor, du hättest in den 3-4 Wochen nicht nur einen, sondern drei oder vier Kunden gewonnen.

Also, wenn du dich selbst gut kennst, deine Zeit clever einteilst und immer am Ball bleibst, bist du auf dem besten Weg zum Erfolg.

Kompaktes Wissen: FAQ’s zum Thema Zeitmanagement, mit Zeit umgehen und Produktivität

Was bedeutet Zeitmanagement für Gründer?

Zeitmanagement für Gründer bedeutet, die eigene Zeit effizient und sinnvoll zu nutzen, um produktiver zu arbeiten und wichtige Aufgaben zu erledigen.

Warum ist effektives Zeitmanagement so wichtig?

Effektives Zeitmanagement ist für Gründer*innen und Unternehmer*innen unerlässlich, um Entscheidungen zu treffen, Deadlines einzuhalten und produktiv zu bleiben.

Welche Zeitmanagement-Methoden sind für Gründer:innen empfehlenswert?

Empfehlenswerte Zeitmanagement-Methoden für Gründer:innen sind unter anderem das Pareto-Prinzip, das Eisenhower-Prinzip, die Alpen-Methode und die Pomodoro-Technik.

Wie kann man effektives Zeitmanagement im Alltag umsetzen?

Effektives Zeitmanagement im Alltag kann durch Automatisierung von Prozessen, Delegieren von Aufgaben, Priorisieren von To-Do-Listen und das Treffen von schnellen Entscheidungen erreicht werden.

Welche Rolle spielt ein Zeittagebuch beim Zeitmanagement?

Ein Zeittagebuch kann Gründer*innen dabei helfen, ihre Zeit besser zu strukturieren, ineffiziente Zeiträuber zu identifizieren und ihre Produktivität zu steigern.

Wie kann man Meetings effektiver gestalten?

Meetings können effektiver gestaltet werden, indem klare Ziele definiert, die Agenda vorab kommuniziert und unnötige Teilnehmer*innen ausgeschlossen werden.

Warum ist es wichtig, Entscheidungen beim Zeitmanagement zu treffen?

Das Treffen von Entscheidungen beim Zeitmanagement hilft Gründer*innen dabei, ihre wertvolle Zeit auf die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben zu fokussieren und produktiver zu arbeiten.